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10 trucos para sacar el máximo partido a Google Drive

Google Drive es una excelente herramienta para guardar archivos en la nube, pero también para crear documentos de todo tipo y tenerlos a buen recaudo. Te desvelamos 10 funciones ocultas y trucos de este servicio para que domines a la perfección esta herramienta. ¡Te harán la vida más fácil!

Google My Maps

Google Drive.

Está escondido, pero dentro de Google Drive podemos crear mapas personalizados. La función se llama Google My Maps, y para acceder a ella hay que hacer clic en el botón Nuevo del panel principal, ir a Más y después presionar en Google My Maps.

Una vez dentro, tendremos la opción de crear nuestros propios mapas, darles nombre, añadir capas, situar puntos de interés, añadir líneas y rutas… Y, una vez acabado, podremos compartirlo con quien deseemos. Fácil y útil.

Dibujos

También algo escondida tenemos la opción de crear dibujos simples. Como en el caso anterior, para entrar en esta opción habrá que hacer clic en el botón Nuevo, ir a Más y después presionar en Dibujos de Google.

No es la mejor herramienta de dibujo de la red, pero nos puede sacar de un apuro ya que podemos dibujar a mano alzada, crear líneas o aprovechar algunas de las figuras que vienen ya predefinidas. Cuando acabemos, podremos exportar la creación a formatos como PDF, PNG o JPG.

Formularios

Google Drive.

Seguro que en algún momento algún conocido te ha enviado un formulario online y no sabías cómo lo había creado. Pues probablemente lo fabricó con Google Drive.

Hacerlos es muy sencillo, pues la interfaz que ha diseñado Google es intuitiva y resolutiva. Entraremos en esta opción desde el menú Nuevo, después es Más y por último, en Formularios de Google.

Como decíamos, la presentación es simple y clara. Se pueden agregar preguntas de todo tipo, subir archivos, crear cuadrículas de opciones…

Y seguir configurando preguntas para nuestros formularios. Al final, tendremos formularios interactivos que nos pueden ayudar en trabajos y encuestas.

Compartir y editar al mismo tiempo

Una de las grandes ventajas de usar Google Drive es lo extremadamente sencillo que es compartir cualquier tipo de documento o carpeta.

Solo tendremos que posicionarnos sobre un archivo o carpeta y, haciendo clic con el botón derecho, seleccionar Compartir. Elegiremos con quién queremos compartir el documento, y si podrá editarlo, comentarlo o verlo.

Además, en documentos de texto y de hojas de cálculo, en caso de que los dos usuarios estén editando un mismo documento compartido la edición será en tiempo real: veremos los cambios que haga la otra persona en nuestro documento y viceversa.

Sincronización en ordenador

Google Drive.

Tener los documentos del móvil o el ordenador en la nube es muy bonito, pero a veces también interesa tener todos los documentos de Google Drive en el ordenador.

Necesitaremos descargar la aplicación de Google Drive para ordenador (Mac o Windows), y en preferencias marcaremos Sincronizar. Podremos seleccionar si queremos todo el Drive en el ordenador o solo algunas carpetas.

En el ordenador se nos creará una carpeta llamada Google Drive en la que se descargarán los archivos en la nube y que se actualizarán cuando haya cambios.

Comentar documentos

Google Drive.

En el editor de textos o en la hoja de cálculo, es muy fácil añadir notas que, después, nos serán la mar de útiles.

La fórmula lograda por Google es vistosa y simple: solo tendremos que seleccionar el lugar donde queramos agregar la misma y presionar Ctrl+Alt+M en Windows (o con el botón derecho del ratón seleccionar comentar) para que se nos abra el cuadro de diálogo de la nota.

Las notas van identificadas, por lo que si es un documento compartido veremos en todo momento quién ha comentado qué.

Dictar para no tener que escribir

Google Drive.

Es posible que no tengamos muchas ganas de escribir, pero que necesitemos anotar nuestras ideas. Pues bien, existe una opción para dictar el texto y que Google vaya transcribiéndolo.

Activarlo es sencillo: en Documentos, presionaremos las teclas Ctrl+Mayus+S, o iremos a Herramientas y haremos clic en Escritura por voz.

Nos aparecerá el icono de un micro, y solo habrá que presionarlo y hablar para obtener una transcripción bastante acertada de nuestras palabras.

Búsqueda avanzada

Google Drive.

Si sois usuarios activos de Drive llegará un momento en que tengáis muchas carpetas y todo tipo de documentos repartidos por todos lados.

Encontrar lo que buscamos no será fácil… a no ser que usemos la herramienta de búsqueda avanzada. Acceder, de hecho, es sencillo, pero a muchos se les pasa por alto: en la caja de búsqueda, a la derecha, hay una flecha que apunta hacia abajo. Si hacemos clic, estaremos en el menú de búsqueda avanzada.

Para empezar podremos filtrar la búsqueda por tipo de archivo. Pero si hacemos clic en más herramientas de búsqueda, entonces sí que se nos permitirá acotar mucho más nuestro objetivo.

Historial de revisiones

Imagina que editas un documento u hoja de cálculo un día y lo guardas. Pero que al día siguiente te arrepientes y quieres volver atrás. Con Google Drive, puedes.

Google Drive guarda todas las revisiones hechas sobre un documento, y permite ir atrás sin muchas complicaciones. Para ver este historial, es necesario hacer clic en la opción Todos los cambios se han guardado en Drive. Allí se nos abrirá un Historial de versiones y podremos abrir cualquiera anterior y sustituir la actual.

Muchas más fuentes

Google Drive.

Por último, un consejo estético. Muchos usuarios se quejan de que el editor de Documentos de Google Drive, al contrario que la competencia de Office, no dispone de una gran variedad de fuentes para dar formato a los textos.

Craso error. La cuestión es que Google no las muestra todas al mismo tiempo, lo que no significa que no tenga una gran cantidad de fuentes disponibles.

Así, en el editor de Documentos, tendremos que abrir la pestaña de fuentes (sale el nombre de la predeterminada, habitualmente Arial). Allí, si nos fijamos, debajo del todo tenemos la opción Más Fuentes. Ahora tendremos centenares de fuentes donde elegir, y de hecho las podremos ordenar por popularidad, orden alfabético, por fecha de adición o tendencias. También podremos elegir, por ejemplo, escrituras a mano o solo las monospace.

HACE 1 AÑO